情報公開について異議申立

2007年4月10日 00時49分 | カテゴリー: 活動報告

会議録が出来上がった後には音声データは消去していいの?

 安曇野市の情報公開制度を利用して、安曇野市男女共同参画社会形成推進委員会の会議録(電磁的な音声記録を含む)を請求したところ、会議録が出来上がった後に電磁的な音声データ(録音テープなど)は消去したので、ありませんと言われました。
 条例によれば電磁的な音声記録は公文書と見なされます。職員が言うには、ほんとに消去してしまってデータが無いということなのですが、公文書と見なされるのですから消してしまってはならないはずです。また、議事録、会議録などは、全文記録ではなく要約したものがほとんどなので、その元になっている音声記録は証拠書類としても重要、ということもあります。

 そこで、下記のように情報公開について異議(不服)申立をすることにしました。請求した公文書が公開されない等その決定に不服があるときは、行政不服審査法による不服申立てができることになっているのです。

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処分庁 安曇野市長 平林伊三郎 様
                                2007年4月6日

                                異議申立人 小林純子

                  異 議 申 立 書

次のとおり異議申立をする。

第1項 異議申立人の住所・氏名・年齢
住所:〒399-8301安曇野市穂高有明2104−10
氏名:小林純子 52歳

第2項 異議申立に係る処分
2007年3月6日付けの異議申立人に対する公文書の不存在決定処分(18人権Aア−14第24号)。

第3項 異議申立に係る処分があったことを知った年月日
2007年3月6日

第4項 異議申立の趣旨
第2項記載の処分について、不存在決定そのものに異議があるのではなく、不存在に至る経過(会議録が出来上がった後に電磁的な音声記録を消去した行為)に異議申立をするものであり、今後このような事がないように安曇野市情報公開条例(以下「情報公開条例」)の適切な運用を求める。

第5項 異議申立の理由
(1)異議申立人は、2007年2月21日、処分庁(安曇野市)に対して、情報公開条例に基づき、安曇野市男女共同参画社会形成推進委員会の直近の会議の内容をとどめたところの、いわゆる電磁的な音声記録から作成された「会議録」(全文・要約を問わず存在する書面及び電磁的な音声記録)の情報公開請求をした。

(2)処分庁(安曇野市)は、2007年3月6日、(1)の請求に対し、不存在決定の処分(以下「本件処分」)を行った。

(3)しかし、本件処分は、次の理由により条例違反である。
情報公開条例第2条の定義によれば、公文書とは実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(マイクロフィルム及び写真を含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、実施機関において管理しているものをいう。となっており、電磁的な音声記録は公文書と見なされる。
担当職員は、「会議録を作るために電磁的な音声記録をとったが、それはメモ程度のものとの認識であったので、紙媒体の会議録が出来上がった後に消去した」と話しているが、政策立案や意思決定に重要な役目を担っている審議会・委員会の会議録作成のために、記録された電磁的な音声のデータは公文書と定義されるのだから、メモ程度のものとの認識で杜撰な取り扱いをしているのは許しがたい。

(4)以上から、本件処分に至る原因は安曇野市にあることを認め、情報公開条例を適切に運用するよう求めて本申立に及んだ。

第6項 処分庁(安曇野市)の教示の有無及びその内容
「この処分に不服がある場合には、この処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内に、市長に対して異議申立てをすることができます」との教示があった。